打ち合わせで宿題を残さないを実践してみた
その他
2019.8.14

打ち合わせで宿題を残さないを実践してみた

もう随分と前の話ですが・・CSS Niteに参加したときに、登壇者の瀬口さんがお話しされていた「打ち合わせでは‘宿題を残さずその場で解決すること!’
やっと実際に実行する機会に恵まれたので、その時の結果をまとめてみました。

お客様は本業で忙しい、だからその場で原稿を預かることは難しい?!

お客様から頂いた大切なお打ち合わせの時間。
少しでも無駄なくスムーズに進めるための事前準備として、お客様にご用意頂きたいものやお願いしたい原稿などの一覧を、予め用意して打ち合わせに挑むのですが、中々お客様も本業がお忙しく、思うようにご用意頂くことができず苦戦していた時期がありました。

そこで瀬口さんがお話しされていた「打ち合わせで宿題を残さずその場で解決する」を実行してみることにしたのです。

その場で一緒に考えてみた。

まずお打ち合わせに向かう前の事前準備として、どうしてもお預かりしたい原稿について、Googleドライブに予め文章のリストを作成し用意しておきました。

通常の打ち合わせより時間が長引く可能性はありますが、お打ち合わせの場でお客様と一緒に原稿を作る作戦です。

で、お打ち合わせ。

事前準備しておいたGoogleドライブに、リストの質問をしながらその場でカタカタとタイピングします。
お互い会話をしながら原稿を作成するため、頭の中で絡まった情報が整理され、また誤った解釈やよりベストな表現への工夫などのアイデアも出るなど、いつも以上に充実したお打ち合わせになりました。

もちろんその場でお互いが原稿をチェックしているため、持ち帰ってざっと見直して掲載!と、ビックリするほどスムーズに公開にできたのも良かった点です。

本当、今まで何をしていたのか・・という状態ですが、保守契約などでなんどもお打ち合わせができる場合は特に、この方法は有効なんじゃないかと思います。。

やっぱり宿題は持ち帰らないがベスト

今回試した事がいつでも使える方法かと言われれば、ケースによっては難しい場合もありですが、お客様自身も自社のことは理解していても、それを相手に伝える文章にするとなると難しく感じられ中々手が進まないのも理解できます。(私もそうです。)
だからこそ、一緒に考えながら原稿を仕上げることで頭の中が整理され、また第三者的立場で私が加わることで、わかりづらい表現などの洗い出しもでき良い結果につながったと思います。
ある程度時間が確保できる打ち合わせや、保守契約を頂いているお客様には有効だと思うので、今後も工夫を重ねて行う予定です。